Легализация документов

Для того, чтобы документы, выданные и имеющие юридическую силу на территории одной страны,  признавались и принимались к рассмотрению за границей, их необходимо легализовать — заверить у консула, в Министерстве Юстиции или иных уполномоченных органах.

Легализация документов осуществляется только на территории той страны, в которой он был оформлен и/или выдан и необходима практически всегда, когда нужно предоставить документацию в официальные инстанции другого государства. Легализация не требуется лишь в 3 случаях:

• Когда между РФ и страной, в официальные органы которой Вам необходимо предоставить документацию, заключен двусторонний договор об отмене легализации;

• Когда учреждение, в которое Вам необходимо представить документ, не требует его легализации;

• Когда легализация невозможна по причине типа, вида или характера документации.

В настоящее время существует  два основных способа легализации документации:  консульская легализация (т.е. заверение документов у консула) и проставление апостиля.

Консульская легализация — это сложная многоступенчатая процедура, которая направлена на то, чтобы подтвердить соответствие законам определенной страны исходящего документа, направленного за границу. Применяется при документообороте с организациями, происходящими из стран, не являющимися участницами Гаагской конвенции об отмене требований легализации иностранных официальных документов

Этапы прохождения консульской легализации:

Каждый документ, который подлежит легализации, непременно должен пройти следующие этапы:

1. Нотариальное удостоверение копии документа;
2. Нотариальное удостоверение перевода документа на иностранный язык и подписи переводчика (при необходимости);
3. Подтверждение подписи нотариуса непосредственно Министерством юстиции РФ;
4. Удостоверение подписи должностного лица (уполномоченного КД МИД) и печати Минюста РФ;

После того, как все необходимые процедуры на каждом из описанных выше этапов пройдены, документ может передаваться для завершения полной консульской легализации в посольство государства, в котором он будет использоваться впоследствии. Уполномоченное посольством лицо ставит подпись и печать.

Апостиль является упрощенным вариантом легализации документации для стран-участниц Гаагской конвенции и представляет собой специальный штамп, подтверждающий юридическую силу официального документа, выданного на территории одного государства, в другом государстве, при условии, что оба эти государства являются участниками Гаагской конвенции 1961 года. Россия присоединилась к Гаагской конвенции в 1992 году, поэтому в настоящее время российские документы, на которых проставлен апостиль, могут быть приняты в 87 странах мира без консульской легализации.

Кто может проставлять апостиль?

В настоящее время право проставления апостилей предоставлено следующим государственным органам:

1. Министерству юстиции (на официальных документах, подлежащих вывозу за границу, исходящих от федеральных органов государственной власти, физических и юридических лиц, нотариально удостоверенных в установленном порядке);
2. территориальным органам Министерства юстиции Российской Федерации (на официальных документах, исходящих от территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нотариусов, органов местного самоуправления, исполненных на территории субъекта Российской Федерации, на которых действуют соответствующие территориальные органы Минюста России);
3.  Министерству обороны Российской Федерации (на документы о военной службе (работе) в Вооруженных силах Российской Федерации, Вооруженных силах СССР, объединенных вооруженных силах СНГ, выдаваемых в России;
4. Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки (Рособрнадзор) — на документах государственного образца об образовании, об ученых степенях и званиях;
5. Федеральному архивному агентству России (Росархив) на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, подготовленных государственными архивами;
6. Генеральной прокуратуре Российской Федерации — на документах, оформляемых по линии прокуратуры;
7. Министерству внутренних дел Российской Федерации и его территориальным органам в субъектах России — на документах по линии МВД России;
8.  Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, уполномоченных на совершение государственной регистрации актов гражданского состояния — на документах о государственной регистрации актов гражданского состояния, исполненных на территории субъекта Российской Федерации, на которых действуют соответствующие органы ЗАГС.

На каких документах проставляется апостиль?

Апостиль может быть проставлен на официальных документах, под которыми понимаются:

• документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;
• административные документы;
• нотариальные акты; свидетельства о браке
• официальные пометки, такие, как отметки о регистрации;
• визы, подтверждающие определенную дату;
• заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

Апостиль может быть проставлен на оригиналах официальных документов, под которыми понимаются:

• свидетельства и справки, выданные органами ЗАГС (свидетельство о браке, разводе, рождении и др.);
• документы об образовании (только аттестаты, дипломы и их приложения);
• документы, составленные или удостоверенные в нотариальной конторе (нотариальные акты: нотариально удостоверенные копии любых документов, согласия, завещания, доверенности и т.д.);
• справка об отсутствии/ наличии судимости.

Апостиль может быть проставлен на нотариально удостоверенных копиях следующих официальных документов:

• финансовая отчетность, документы, выданные и/или заверенные банком;
• документы, выданные налоговыми органами;
• документы, выданные кадастровыми органами;
• справка об отсутствии/ наличии судимости;
• академическая справка или выписка, выданная образовательным учреждением.

Апостиль не может быть проставлен на документах, выданных дипломатическими или консульскими агентами, а также на административных документах, имеющие прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям (договорах, счетах, актах, накладных и т.п.). Подобные документы могут быть легализованы обычным путем (в порядке консульской легализации), если это предусмотрено законодательством государства, в котором они будут использоваться.

Благодаря богатому опыту работы мы знаем все требования к легализации документов и гарантируем Вам  результат. С нашими тарифами вы можете ознакомиться здесь.